Pratiques de la gestion

Problématique

Qu'est-ce que la gestion ?

Présentation des concepts généraux de la démarche de gestion et notamment de la séquence :

• Objectifs,
• Programmes,
• Budgets,
• Réalisation,
• Et écarts

La gestion en informatique

Ces concepts s'appliquent à la gestion de l'informatique :

• Les objectifs,
• Le schéma directeur,
• Le devis des projets,
• Le suivi des plannings et des budgets,
• L'analyse des écarts,
• La prise de décision,
• ...

Les outils de gestion

Il est nécessaire de contrôler efficacement l'activité informatique. Cela se fait de différentes manières. Le responsable informatique a le choix entre :

• Les budgets informatiques,
• La comptabilité analytique,
• La gestion des investissements,
• Le retour sur investissement,
• Le dossier d'investissement,
• Le suivi de projet,
• Le tableau de bord de l'informatique,
• La refacturation des coûts,
• ...

Comme on le voit, les outils sont nombreux et variés ; il faut choisir.

1 - Le contrôle de gestion de l'informatique

• Le contrôle de gestion est une philosophie du management reposant sur la séquence classique :
  • Objectifs,
  • Programmes,
  • Budgets,
  • Réalisation,
  • Et écarts.
• La détermination des objectifs est un point clé. Ils vont permettre de choisir les indicateurs les mieux adaptés puis de déterminer les budgets des différents centres de frais.
• Le contrôle de gestion s'applique avec quelques particularités à l'informatique

2 - L'établissement des budgets informatiques

• Tous les services informatiques ont des budgets. Mais ils ne sont pas établis de la même manière d'une entreprise à l'autre.
• Les méthodes de calculs employées sont hétérogènes et cela implique que la comparaison des budgets d'une entreprise à l'autre se fait avec une certaine difficulté.
• Trois méthodes différentes de détermination des budgets

3 - La comptabilité analytique d'exploitation

• Pour connaître les coûts des projets, des services fournis et des applications il est nécessaire de mettre en place une comptabilité analytique.
• Il existe plusieurs méthodes de calcul différentes.
• Elles reposent sur les mêmes concepts généraux comme le centre de frais, les unités d'oeuvre, les répartitions, le compte de coût de revient,...

La gestion des investissements

Une gestion efficace des investissements est basée sur l'application de quelques démarches générales comme le retour sur investissement, le dossier d'investissement et le suivi de projet.

Elles permettent d'éliminer les projets peu intéressants et donc d'améliorer la rentabilité de l'ensemble des projets.

1 - Le retour sur investissement

• Les décisions d'investissement concernant l'informatique ont des conséquences importantes dans le temps.
• Les gains potentiels sont souvent considérables. Mais ils peuvent aussi être dérisoires.
• Il est pour cette raison important de mettre en place un dispositif de contrôle permettant de mesurer le retour sur investissement et d'éliminer les projets sans enjeux.

2 - Le dossier d'investissements

• Pour réaliser des choix rigoureux il est nécessaire de regrouper l'ensemble des informations disparates existant sur le projet.
• C'est le rôle du dossier d'investissement.
• Il permet d'avoir une vue d'ensemble de chaque projet et de sélectionner les projets les plus intéressants et de mieux impliquer le management dans ces choix.

3 - Le suivi des projets

• Il est de même important de suivre l'évolution des projets.
• C'est le rôle du découpage du projet en phases.
• La gestion de projet est la base de la démarche et elle permet de suivre l'avancement du projet.

La mise en oeuvre

Pour suivre la gestion de l'informatique on va mettre en place des tableaux de bord.

Dans un certain nombre de cas, on met en place une procédure de refacturation des dépenses informatiques.

1 - Le tableau de bord de l'informatique

• Le tableau de bord est d'abord un outil de dialogue avec le management.
• Il permet de suivre la réalisation des objectifs.
• On va pour cela choisir des indicateurs les plus significatifs.
• Il faut construire le tableau de bord afin de le rendre efficace et performant.

2 - La refacturation des coûts

• Dans un certain nombre de cas on est obligé de refacturer les dépenses informatiques, notamment dans les entreprises organisées en centre de profit.
• Dans d'autres cas, on le fait pour sensibiliser les décideurs.
• Cette pratique a des avantages et des inconvénients qu'il est important de connaître.

Que contrôlent les dirigeants ?

Les dirigeants ont du mal à comprendre les approches des informaticiens.

Ils ont une approche différente.

Ils contrôlent le développement de systèmes d'information au moment du choix des projets et ensuite en contrôlant des opérations courantes.

Il est important de bien comprendre leur approche.

Bibliographie